Många av de företag som vi kommer i kontakt med har en slags von oben-inställning till varför anställda skall arbeta med administration som till exempel tidrapportering. Vi rekommenderar att man tar sig tiden att i alla fall prova en annan approach. Varför inte undersöka möjligheten att göra administration till något som faktisk underlättar för den enskilde medarbetaren i deras dagliga arbete?
Låt oss börja med att vara ärliga. De flesta som tidredovisar gör det i efterhand och med ett stort mått av godtycklighet. Vi vill tro att vi har koll men sanningen är att vi nog överskattar vår egen förmåga att minnas i detalj vad vi gjort för några veckor, dagar eller ja, till och med timmar sedan.
Det kanske blir lite fel och vi ursäktar oss med att det jämnar ut sig trots att vi inte har några belägg för att så faktiskt är fallet. Vi skapar administration som inte ger ett tillförlitligt resultat. Följden blir suboptimering och att man utför uppgiften mer för att man förväntas göra den än att man vill.
Så vad är problemet? Jo, sanningen är att verksamheter använder tidsredovisning av för lite olika syften. Vissa gör det för att vidarefakturera, andra för att resursplanera oh en tredje för att löneadministrera. Och i princip ingen gör det för att ge ett mervärde till den som faktiskt utför uppgiften. Frågan ni borde ställa er är: Hur kan vi se till att våra administrativa system löser användarens faktiska utmaning?
Svaret behöver inte vara speciellt komplicerat och behöver definitivt inte innebära stora investeringar. För frågan är om vi inte istället kan designa våra lösningar så att tidredovisningen bli en naturlig del av det vardagliga arbetet. Om vi lyckas med det så kommer vi inte bara minska det administrativa arbetet utan även få mer korrekt information. I en perfekt värld så skulle ju individens arbete registreras per projekt per automatik. Och att per automatik lagra information är något som digitala lösningar är väldigt bra på att hantera.